Pisemna umowa o roboty budowlane, wykończeniowe lub remontowe ma fundamentalne znaczenie dla zabezpieczenia Twoich interesów przy zlecaniu wykonania prac. Kwestie takie jak terminowość, zakres oraz sposób przeprowadzenia robót określa właśnie umowa zawarta z wykonawcą. Pisemny kontrakt znacznie ogranicza ryzyko powstania niedomówień na placu budowy, determinuje wykonawcę do świadczenia pracy należytej jakości, a także zabezpiecza Twoje prawa w przypadku ewentualnego procesu sądowego. Poniżej znajdziesz najważniejsze wskazówki na temat, jak zawrzeć korzystną dla Ciebie umowę o prace budowlane, wykończeniowe lub remontowe.
Forma zawarcia umowy
Kodeks cywilny stanowi, że umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem. Forma pisemna umowy została zastrzeżona jednak jedynie dla celów dowodowych. W praktyce oznacza to, że zawarcie umowy ustnej jest prawnie dopuszczalne, ale pociąga za sobą daleko idące, negatywne konsekwencje w przypadku sporu przed sądem. Brak umowy w formie pisemnej niezwykle utrudnia także dochodzenie praw z rękojmi za wady robót. Dla Twojego dobra umowę koniecznie trzeba zawrzeć na piśmie.
Jak należy się jednak zachować, gdy druga strona wprost odmawia spisania umowy lub konsekwentnie uchyla się od tego? Odpowiedź jest bardzo prosta: należy w ogóle nie podejmować współpracy z takim kontrahentem. Tego rodzaju zachowanie wykonawcy daje nam bardzo wyraźny sygnał, że dany „fachowiec” (lub firma, którą reprezentuje) może nie być rzetelnym partnerem na placu budowy. Takie zachowanie oznacza, że dany wykonawca zamierza przeprowadzić całość prac „na gębę”, a więc w oparciu o ustne – często nieprecyzyjne – ustalenia. Nie ma chyba lepszej recepty na powstanie sporów na tle wykonania prac.
Przedmiot umowy
Przedmiotem umowy o roboty budowlane mogą być wszelkie prace polegające na wybudowaniu, rozbudowaniu, przebudowaniu i nadbudowaniu obiektów i budowli, a ponadto prace remontowe, montażowe oraz związane z rozbiórką obiektów. We wszystkich przytoczonych powyżej sytuacjach zawieramy umowę według tych samych zasad. Umowa ta powinna określać zwłaszcza szczegółowy zakres prac. Poszczególne elementy robót powinny być sformułowane na tyle precyzyjnie, aby nie było wątpliwości co do konieczności ich wykonania. Jeżeli życzysz sobie nietypowego sposobu wykonania niektórych lub wszystkich prac, informacja o tym musi znaleźć się w umowie. W przypadku bardziej złożonych inwestycji korzystne będzie dla Ciebie umieszczenie w umowie harmonogramu wykonania poszczególnych etapów robót. Z kolei w przypadku braku harmonogramu, koniecznie wskazać należy datę rozpoczęcia oraz zakończenia robót. Opcjonalnie można umieścić w umowie zapis, że rozpoczęcie prac nastąpi w danym okresie, a ich zakończenie po upływie oznaczonej liczby dni, tygodni lub miesięcy.
Struktura umowy
Najczęściej w praktyce spotykamy się z umowami złożonymi. Składają się one z tekstu umowy oraz szeregu załączników. Taka budowa kontraktu niesie za sobą przede wszystkim walory praktyczne. Tekst umowy reguluje kwestie prawne – prawa i obowiązki stron, a załączniki kwestie techniczne. Typowymi załącznikami umowy o roboty budowlane są projekt, kosztorys oraz harmonogram prac. W treści umowy powinny się znaleźć odesłania do poszczególnych załączników, np. całość prac powinna zostać wykonana zgodnie z harmonogramem z dnia 30.11.2018r., który stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy. Co prawda dokumentacja obowiązkowa (np. projekt budowlany) stanowi część składową umowy z mocy prawa, jednakże dla pewności i przejrzystości warto czynić odesłania do wszystkich załączników.
Jeżeli chodzi o samą czynność podpisania umowy, to najlepiej byłoby, gdyby obie strony naniosły swoje pełne podpisy na końcu tekstu umowy, a także parafowały wcześniejsze jej strony oraz wszystkie strony załączników. Taki sposób podpisania kontraktu nie pozostawia wątpliwości, jaki tekst miała umowa (oraz załączniki) w momencie jej zawarcia. Chodzi tu oczywiście o Twoje bezpieczeństwo, gdyż stosunkowo łatwo można podmienić strony umowy, na której nie ma podpisów.
Oznaczenie stron
Umowa powinna zawierać dokładne oznaczenie kontrahentów. Po obu stronach wskazać należy imię, nazwisko, PESEL, NIP, adres, a także najlepiej telefony kontaktowe i adresy e-mail. W przypadku spółek należy wskazać firmę spółki (nazwę), numer KRS, NIP, siedzibę, a także osobę, która reprezentuje dany podmiot przy zawarciu umowy oraz charakter reprezentacji. Jeżeli chodzi o ten ostatni element, to reprezentantem najczęściej będzie wspólnik, członek zarządu, prokurent lub pełnomocnik. W trzech pierwszych przypadkach, aby mieć pewność co do umocowania reprezentanta, należy zażądać przedłożenia do umowy aktualnego odpisu KRS (ewentualnie wydruku KRS spółki ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości). W ostatnim przypadku należy zażądać przedłożenia do umowy dokumentu pełnomocnictwa i uczynić z tego dokumentu załącznik.
Wynagrodzenie
Bardzo istotnym elementem umowy jest określenie wynagrodzenia wykonawcy za przeprowadzenie robót. Wynagrodzenie to może zostać uregulowane na dwa różne sposoby – ryczałtowo lub kosztorysowo. W pierwszym przypadku strony wskazują konkretną sumę pieniędzy, która należna będzie wykonawcy w zamian za wykonanie robót i uzyskanie oczekiwanego efektu końcowego. W takim przypadku wykonawca pozbawiony zostaje możliwości żądania podwyższenia wynagrodzenia, chociażby w czasie zawarcia umowy nie można było przewidzieć rozmiaru lub kosztów prac. Z kolei wynagrodzenie kosztorysowe ustala się poprzez odesłanie do kosztorysu, czyli zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów. Wynagrodzenie to ma charakter orientacyjny i nieostateczny. Oczywiście dla Ciebie, jako inwestora, korzystniejsze będzie zastosowanie „sztywnego” wynagrodzenia ryczałtowego, gdyż wówczas nie będziesz musiał przejmować się ewentualnymi dodatkowymi kosztami powstałymi przy realizacji prac.
Zakup materiałów
W dobrej umowie o roboty budowlane (a także analogicznie remontowe i wykończeniowe) powinna się znaleźć informacja o tym, kto odpowiedzialny jest za zakup i dostarczenie materiałów oraz kto ponosi ich koszt. Strony oczywiście mogą swobodnie uregulować tę kwestię. W przypadku gdy w umowie zostanie wskazane, że to inwestor dostarcza materiały, wykonawca powinien użyć ich w sposób odpowiedni, złożyć rachunek z ich wykorzystania, a także zwrócić inwestorowi niewykorzystaną część materiałów. W przypadku, gdy strony umówią się, że to wykonawca kupuje materiały na koszt inwestora, koniecznie należy do umowy sporządzić kosztorys. Chodzi o to, abyś mógł z odpowiednim wyprzedzeniem zapoznać się z wysokością koniecznych wydatków. Najwygodniejszym dla Ciecie rozwiązaniem jest zawarcie w umowie zapisu o tym, że to na wykonawcy spoczywa obowiązek zakupu, dostarczenia i pokrycia kosztów materiałów budowlanych. Wiąże się to jednak rzecz jasna z ustaleniem wynagrodzenia wykonawcy na odpowiednio wysokim poziomie.
Kary umowne
Kary umowne są elementem umowy, który szczególnie skutecznie mobilizuje wykonawcę do terminowego i prawidłowego wykonania prac. Karę można zastrzec zwłaszcza na wypadek spóźnienia się przez budowlańca z zakończeniem robót. Zapis o takiej karze zawiera się najczęściej poprzez określenie konkretnej sumy, którą wykonawca musi zapłacić za każdy dzień spóźnienia się wykonaniem zlecenia. Można także zastrzec karę w wysokości danej części jego wynagrodzenia, np. 1% wartości wynagrodzenia wykonawcy za każdy dzień opóźnienia. Ponadto z Twojego punktu widzenia jak najbardziej wskazane jest, aby w umowie została zastrzeżona kara na wypadek Twojego odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Dla przykładu: może się zdarzyć, że w toku wykonania prac oczywistym stanie się, że wykonawca nie zdoła wykonać umowy w uzgodnionym terminie. Wówczas przysługuje Ci prawo odstąpienia od umowy. Jeżeli w umowie na taką okoliczność zostanie zastrzeżona kara, wykonawca z pewnością będzie czuł się zdeterminowany do świadczenia pracy w sposób rzetelny i terminowy. Ponadto w celu maksymalnego zabezpieczenia Twojego interesu warto zawrzeć w umowie zapis, że naliczenie kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. Wówczas jeśli w wyniku działań wykonawcy poniesiesz bardzo dotkliwą szkodę, możesz dochodzić odszkodowania przewyższającego kary umowne. Pamiętaj jednak, że umowa powinna równoważyć interesy stron. W przypadku zastrzeżenia wspomnianej kary wykonawca z pewnością zażąda umieszczenia „odpowiednika”, który zabezpieczy jego interesy w przypadku, gdy to on odstąpi od umowy z Twojej winy. O ile jednak nie masz problemu z terminową zapłatą wynagrodzenia wykonawcy (ewentualnie zaliczek), zapisu takiego nie należy się bać.
Gwarancja
Kolejnym korzystnym dla Ciebie postanowieniem umownym jest udzielenie przez wykonawcę gwarancji na poczynione prace. Na wstępie zaznaczyć należy, że nie jest to wymagany prawem element umowy, jednakże w obrocie prawnym uznaje się go za standard. Zapis taki powinien zawierać informacje, na jaki czas gwarancja zostaje udzielona oraz jakie niesie za sobą uprawnienia dla inwestora. Jeżeli chodzi o ten pierwszy element, to istotnym jest zwłaszcza, aby okres trwania gwarancji był dłuższy niż okres trwania rękojmi za wady budowlane, czyli więcej niż 5 lat. Ponadto warto zawrzeć klauzulę, że gwarancja nie wyłącza, nie ogranicza ani nie zawiesza uprawnień inwestora wynikających z przepisów o rękojmi za wady.
Porady ogólne
Przy zawieraniu umowy pamiętaj, aby dać sobie odpowiednią ilość czasu na dokładne przeanalizowanie jej zapisów. Pośpiech zdecydowanie nie będzie Twoim sprzymierzeńcem. Ponadto, gdyby którykolwiek zapis umowny był dla Ciebie niejasny, poproś o zastąpienie go innym – przejrzystym dla Ciebie sformułowaniem. Nie bój się negocjować poszczególnych zapisów umownych, gdyż w polskim systemie prawnym obowiązuje zasada swobody umów, a co za tym idzie, strony mogą w dość swobodny sposób kreować treść kontraktu. Uwaga ta dotyczy zwłaszcza wzorców umownych, które często większe firmy starają się narzucić swoim kontrahentom bez możliwości przeprowadzenia negocjacji. Na koniec pamiętaj, że gdybyś miał jakiekolwiek obawy związane z podpisaniem danej umowy, nie wahaj się i skonsultuj jej treść z prawnikiem. Ten z pozoru dodatkowy wydatek często okazuje się dużą oszczędnością na dłuższą metę.