23 października 2019 r. Parlament Europejski i Rada (UE) przyjęła dyrektywę nr 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwana powszechnie dyrektywą o ochronie praw sygnalistów. Dyrektywa miała być wdrożona przez Państwa Członkowskie do 17 grudnia 2021 r. jednak mimo ponagleń Komisji Europejskiej do dnia dzisiejszego większość Państw, w tym Polska, nie implementowały dyrektywy. Polska jest na etapie opracowywania projektu ustawy wdrożeniowej, która przewiduje więcej nieprawidłowości, jakie będzie można zgłosić w ramach dyrektywy. Poza naruszeniem unijnych regulacji czy spraw m.in. zamówień publicznych, usług finansowych oraz ochrony środowiska, czego wymaga dyrektywa, ochroną mają zostać objęci sygnaliści zgłaszający także naruszenie krajowych przepisów.
Co nowego wprowadza dyrektywa o sygnalistach (tzw. whistleblowing)? Dyrektywa ma na celu wyłapywanie nadużyć zarówno w przedsiębiorstwach prywatnych jak i w sektorze publicznym, poprzez określanie sposobów informowania o zidentyfikowanych nieprawidłowościach przy jednoczesnej ochronie przed negatywnymi konsekwencjami dla osób zgłaszających. Przepisy mają przede wszystkim pozytywnie wpływać na takie obszary jak bezpieczeństwo produktów, zdrowie publiczne, prawa pacjentów, ochrona konsumentów, prywatności i danych osobowych, naruszenie zasad konkurencji i pomocy państwa. Założenia dyrektywy wydają się być słuszne – zapobiegać min. katastrofom ekologicznymi, nadużyciom finansowym, korupcji, na ich wczesnym etapie i na każdym szczeblu.
Kim jest zatem wspomniany sygnalista? Sygnalista to osoba informująca zgodnie z przyjętą procedurą o zidentyfikowanych nieprawidłowościach w przedsiębiorstwie/urzędzie, o których dowiedziała się w sytuacjach związanych z pracą bądź współpracą z danym podmiotem. Osoba zgłaszająca będzie objęta ochroną przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z takim zgłoszeniem. Ochronie podlegać będą zarówno osoby zatrudnione na umowy o pracę, jak i w ramach innych form współpracy, niezależne od podstawy i formy świadczenia pracy (umowa o pracę lub cywilnoprawna, prowadzenie działalności gospodarczej przez osobę fizyczną, kontrakt, wolontariat, staż czy praktyka, podwykonawca itp.).
Zgłoszenie nieprawidłowości powinno się odbywać za pośrednictwem jednego z trzech kanałów:
– zgłoszenia wewnętrznego (w ramach podmiotu, w którym pracuje lub z którą ma związki zgłaszający) –wymaga to stworzenia i wdrożenia w przedsiębiorstwie skutecznych procedur raportowania o nieprawidłowościach, monitoringu tych zgłoszeń, zapewnienie anonimowość zgłaszającego, personelu odpowiedzialnego za obsługę zgłoszeń itp.;
– zgłoszenia zewnętrznego – za pośrednictwem urzędów administracji publicznej lub samorządowej;
– ujawnienia publicznego (w mediach) – z zachowaniem odpowiednich wymogów.
Zgłaszane informacje dot. nieprawidłowości muszą być odpowiednio zweryfikowane pod względem rzetelności i wiarygodności, a sam sygnalista musi podlegać szczególnej ochronie prawnej. Dyrektywa przewiduje całkowite wyłączenie możliwości narażenia sygnalisty na jakikolwiek uszczerbek lub postawienie zarzutu z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego na zasadach określonych w ustawie. Przepisy muszą zapewniać sygnaliście ochronę przez odwetem ze strony podmiotu, wobec którego zgłoszono naruszenie ( np. zakaz zwolnienia z pracy, obniżenia wynagrodzenia, mobbingu itp.). Dlatego też przedsiębiorcy będą musieli określić szczególne regulacje wewnętrzne mające na celu ochronę sygnalistów. Konieczne będzie wprowadzenie np. bezpiecznych kanałów raportowania, czy to w formie programu informatycznego czy innego powszechnie przyjętego w organizacji sposobu, które umożliwiać będą swobodne zgłaszanie naruszeń bez obawy o ujawnienia tożsamości. Dyrektywa pozostawia dowolność w obsłudze wewnętrznego kanału raportowania zgłoszeń, dopuszczając możliwość stworzenia osobnej komórki organizacyjnej obsługującej sygnalistów lub outsourcing tych zadań do podmiotu dającego gwarancję poufności i ochrony danych objętych zleceniem (np. kancelarii prawnej lub zewnętrznemu dostawcy oprogramowania do zgłaszania nieprawidłowości itp.).
Jakie korzyści mogą wynikać z dyrektywy o sygnalistach:
- Łatwiejsze wykrywanie nadużyć finansowych (od kradzieży materiałów po wyprowadzanie pieniędzy z przedsiębiorstwa, co przekłada się bezpośrednio na ograniczanie strat finansowych podmiotu);
- Wykrywanie i ograniczanie zaniedbań w organizacji (np. niewykonywanie wszystkich obowiązków przez pracowników, brak szkoleń, nieprawidłowa obsługa klienta itp);
- Zwiększenie bezpieczeństwa w organizacji (informowanie o braku przestrzegania procedur mających zapewnić bezpieczeństwo w samej organizacji i poza nią);
- Minimalizację ryzyka braku zgodności z przepisami (uniknięcie negatywnych konsekwencji przez organizację przed organami administracji, sądami itp.)
- Polepszenie warunków pracy (zgłaszanie przez pracowników niedogodności, które wpływają na komfort pracy zwiększa szanse na ich poprawę);
Nie można również pomijać pożądanego wpływu przepisów dot. sygnalistów na całe społeczeństwo. Prawidłowo działające procedury i obowiązki związane z systemem sygnalistów powinny znacząco ograniczyć przypadki oszustw, zaniedbań i patologii w gospodarce i ogólnie w sferze publicznej (np. nieprawidłowości w ramach przetargów, niegospodarność podmiotów publicznych, łapówkarstwo itp.). Promocja zachowań etycznych i piętnowanie nieuczciwości również powinna pozytywnie wpłynąć na obywateli oraz władze.
12 kwietnia 2022 roku Rządowe Centrum Legislacji opublikowało drugi projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa. Przepisy ponownie trafiły do konsultacji społecznych. Nie jest znany termin zakończenia prac nad ustawą. Projekt ustawy wydłuża do 2 miesięcy vacatio legis. Przedsiębiorstwa będą zobowiązane do wdrożenia nowych wymogów w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy, na realizację obowiązków z niej wynikających, podmioty będą miały zatem łącznie trzy miesiące od dnia jej wejścia w życie.